Pflichtinformationen zum Datenschutz

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist die Schiff-Martini & Cie. GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft (SMC). Die Kontaktdaten können dem Impressum (https://www.schiffmartini.com/de/impressum/) unserer Website entnommen werden.

2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Reinhold Goetz Dipl.Ing. Nachrichtentechnik
Kampstr.6, 50374 Erftstadt
E-Mail: rgoetz@datenschutzservice.nrw

3 In welchem Zusammenhang und auf welche Weise werden personenbezogene Daten verarbeitet?

3.1 Mandantenbetreuung

SMC bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen rund um die Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung an. Bei allen diesen Tätigkeiten werden zwangsläufig personenbezogene Daten verarbeitet.

3.1.1 Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Erhebung Ihrer Daten findet grundsätzlich bei unseren Mandanten statt. Die Verarbeitung der von diesen überlassenen personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, die sich aus dem mit uns geschlossenen Vertrag ergeben, notwendig. Aufgrund Ihrer Mitwirkungspflichten ist es unumgänglich, die von uns angeforderten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, da wir ansonsten unseren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen können. Buchhalterische und/‌‌ oder steuerliche Nachteile für Sie können sonst nicht mehr ausgeschlossen werden.

Im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Stammdatenerfassung im Interessentenprozess) ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig. Sollten die angeforderten Daten nicht von Ihnen bereitgestellt werden, kann ein Vertrag nicht abgeschlossen werden.

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten, z. B. Finanzämtern, Ihren Geschäftspartner o. ä. zulässigerweise und zu dem jeweiligen Zweck erhalten haben.

Weiterhin verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Internetauftritten, die wir zulässigerweise und nur zu dem jeweiligen Vertragszweck nutzen.

3.1.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet. Typische Zwecke der Verarbeitung bei SMC sind steuerberatende, wirtschaftsberatende, wirtschaftsprüfende und rechtsberatende Tätigkeiten mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Erstellung bzw. Erledigung der Finanzbuchführungen, Lohn- und Gehaltsbuchführungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Teilnahme und Beratung im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen, Beratung in steuerlichen und wirtschaftlichen Angelegenheiten, Abschlussprüfungen und zum Zweck der Beratung, Vertretung im gerichtlichen und außergerichtlichen Streitigkeiten. Hierfür kommen folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

3.1.2.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. b DSGVO)

Dient die Datenverarbeitung der Erfüllung vertraglicher Pflichten, so bildet die Auftragsvereinbarung die Rechtsgrundlage. Die Zwecke einer so begründeten Datenverarbeitung ergeben sich zum einen aus der Einleitung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen, und zum anderen zur Erfüllung der Pflichten aus dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag.

3.1.2.2 Aufgrund einer Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. a DSGVO)

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten. Aus dieser ergibt sich der Zweck der Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Auch Einwilligungen, die vor der Geltung der DSGVO (25. Mai 2018) erteilt worden sind, können widerrufen werden. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben vom Widerruf unberührt. Beispiel: Zusendung eines Newsletters, Entbindung von der berufsrechtlichen Verschwiegenheit zur Weitergabe der von Ihnen überlassenen Daten auf Ihren Wunsch hin an Dritte (z. B. Banken, Versicherungen, Anteilseigner etc.).

3.1.2.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. e DSGVO)

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater unterliegen gesetzlichen Vorgaben, aus denen sich eine Verpflichtung oder Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben kann, z.B. § 11 StBerG, § 320 HGB, WPO, GwG.

3.1.2.4 Im Rahmen der Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO)

Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich aus der Wahrung unserer berechtigten Interessen. Es kann erforderlich sein, die von Ihnen überlassenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zu verarbeiten. Unser berechtigtes Interesse kann zur Begründung der weiteren Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten herangezogen werden, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Unser berechtigtes Interesse kann im Einzelfall sein: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Abwehr von Haftungsansprüchen, Verhinderung von Straftaten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

3.1.3 Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Wir übermitteln die uns überlassenen personenbezogenen Daten grundsätzlich nur an die von Ihnen benannten Empfänger.

In Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erhalten als Dritte ausschließlich diejenigen Stellen die von Ihnen überlassenen Daten, die diese aus gesetzlichen Gründen benötigen, z. B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, zuständige Behörden und Gerichte.

Als Berufsgeheimnisträger sind wir verpflichtet, die berufsrechtliche Verschwiegenheit einzuhalten und umzusetzen.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen, z. B. Rechenzentrumsdienstleister, IT-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

In Einzelfällen arbeiten wir mit freien Mitarbeitern oder mit Kooperationspartnern zur Auftragserfüllung zusammen. Diese werden von uns vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

3.1.4 Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Wir übermitteln die von Ihnen überlassenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte in Länder außerhalb der EU, für die kein sog. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Schutzniveau vorliegt. Sollten Sie im Einzelfall die Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung und Entbindung von der berufsrechtlichen Verschwiegenheit durch.

Soweit Sie uns anweisen, Daten mit einem mit Ihnen verbundenen Unternehmen oder einem von Ihnen benannten Dritten, welche sich in einem Drittland befinden, auszutauschen, gehen wir davon aus, dass Sie auch die Frage der Berechtigung der Auslandsdatenübertragung geprüft haben und innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe sowohl die Befugnisse zur Übertragung dieser Daten an ein verbundenes Unternehmen als auch in ein Drittland, in welchem sich das betreffende Unternehmen befindet, existieren.

3.1.5 Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

3.1.6 Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zweckes notwendig ist, grundsätzlich so lange das Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und/ oder dem Wegfall unserer berechtigten Interessen werden die von Ihnen überlassenen Daten gelöscht.

Voraussichtliche Fristen der uns treffenden Aufbewahrungspflichten und unserer berechtigten Interessen:

– Erfüllung handels-, steuer- und berufsrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

– Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

3.2 Marketing, Kundenbindung, "Best Friends"

Zur Erhöhung des Bekanntheitsgrades, zur Gewinnung neuer Mandate sowie zur Kundenbindung betreibt SMC Marketing im zulässigen Rahmen. Hierzu zählt auch die Pflege einer "Best Friends"-Datenbank mit den Kontaktdaten von Geschäftsfreunden von SMC sowie die Ausrichtung von Veranstaltungen. In diesem Zusammenhang werden zwangsläufig auch personenbezogene Daten verarbeitet.

3.2.1 Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

In der Regel stammen die im Marketing verarbeiteten Daten aus Ihrer Hand, und zwar meist in Form von Visitenkarten, die bei geschäftlichen Veranstaltungen (z. B. Fachtagungen, Messen etc.) ausgetauscht werden oder unmittelbar über das Ausfüllen eines Formulars für die Teilnahme an Veranstaltung oder den Erhalt eines Newsletters. Darüberhinaus nutzt SMC auch öffentlich zugängliche Quellen im zulässigen Rahmen (z. B. Websites potentieller Mandanten, veröffentlichte Teilnehmerverzeichnisse von öffentlichen Veranstaltungen, Soziale Netzwerke, sofern sie einen geschäftlichen Charakter haben). Zudem erhält SMC besagte Daten über die Vermittlung gemeinsamer Geschäftspartner.

3.2.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) und anderer einschlägiger Normen verarbeitet. Hierfür kommen folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

3.2.2.1 Aufgrund einer Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. a DSGVO)

Soweit SMC die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Marketings auf Ihre Einwilligung stützt, ergeben sich daraus Zweck und Inhalt der Maßnahmen. Rechtsgrundlage hierfür ist in diesem Falle Art. 6 Abs. 1 Lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Beispiel: Zusendung eines Newsletters, Entbindung von der berufsrechtlichen Verschwiegenheit zur Weitergabe der von Ihnen überlassenen Daten auf Ihren Wunsch hin an Dritte (z. B. Banken, Versicherungen, Anteilseigner etc.).

3.2.2.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO)

Das von SMC betriebene Marketing und die damit einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO und wird nur im zulässigen Rahmen betrieben. Das Fotografieren oder Filmen auf Veranstaltungen wird mit dem berechtigten Interesse an der Selbstdarstellung begründet.

3.2.3 Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Fotos von Veranstaltungen können für Broschüren genutzt oder auf unserer Website hinterlegt werden. Davon abgesehen übermitteln wir ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung die uns überlassenen personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Als Berufsgeheimnisträger halten wir die berufsrechtliche Verschwiegenheit ein.

Vereinzelt nehmen wir Dienstleistungen externer Partner in Anspruch z. B. Rechenzentrumsdienstleister, IT-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Firmen werden von uns als Auftragsverarbeiter vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

3.2.4 Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

3.2.5 Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

3.2.6 Dauer der Verarbeitung

Nach Wegfall des berechtigten Interesses werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern Sie nicht in die Speicherung über diesen Zeitraum hinaus ausdrücklich eingewilligt haben.

3.3 (Video-)konferenzen

Wir nutzen Microsoft 365 und Microsoft Teams^©, zur Durchführung unserer üblichen Bürokommunikation sowie für Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen sowie Desktopsharing. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Microsoft 365 und Microsoft Teams^© sind ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams^© werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der von Microsoft Teams machen.

Im Rahmen des Desktopsharings können Sie Ihren Bildschirm den Teilnehmern des Online-Meetings zeigen. In diesem Fall werden die von Ihnen dargestellten Bildschirminhalte verarbeitet.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

3.3.1 Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Daten, die im Rahmen der Nutzung der Konferenzsoftware verarbeitet werden, erhalten wir von Ihnen.

3.3.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Bürokommunikation bspw. In Form von Online-Meetings bzw. -Telefonaten.

3.3.3 Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Im Rahmen der Nutzung der Konferenzsoftware erhalten nur die Teilnehmer und der Hersteller der Software die verarbeiteten personenbezogenen Daten.

3.3.4 Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an einem Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an internationale Organisationen erfolgt in keinem Fall.

3.3.5 Dauer der Verarbeitung

Die Dauer der Verarbeitung hängt von Zweck der Nutzung der Konferenzsoftware ab, siehe insoweit die anderen Abschnitte dieses Textes (Mandantenbetreuung, Marketing, …).

3.4 Bewerbungsverfahren

SMC ist stets an neuen Mitarbeitern interessiert. Neben der aktiven Suche über Personalvermittler freut sich SMC auch über Initiativbewerbungen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden zwangsläufig personenbezogene Daten von Ihnen, den Bewerbern, verarbeitet.

3.4.1 Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Daten erhalten wir in der Regel unmittelbar von Ihnen oder von Personalvermittlern. Weiterhin verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Internetauftritten, die wir zulässigerweise und nur zu dem Zweck des Bewerbungsverfahrens nutzen.

3.4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.4.2.1 Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (gem. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten ist notwendig, um beurteilen zu können, ob ein Arbeitsverhältnis in Frage kommt und ob die rechtlichen Voraussetzungen dafür gegeben sind. Die Rechtsgrundlage für diesen Zweck ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

3.4.2.2 Aufgrund einer Einwilligung (gem. § 26 Abs. 2 BDSG)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch auf Ihrer Einwilligung beruhen, z. B. für weitere Bewerbungen auf andere Positionen oder zu einem späteren Zeitpunkt. Aus dieser Einwilligung ergibt sich der jeweilige Zweck der Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3.4.2.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO)

Im Einzelfall kann die Verarbeitung über die Dauer des Bewerbungsverfahrens hinaus auch dann erfolgen, wenn es nicht zu einem Anstellungsverhältnis kommt. Dies ist dann der Fall, wenn die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden. Nach Wegfall des berechtigten Interesses werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern Sie nicht in die Speicherung über diesen Zeitraum hinaus ausdrücklich eingewilligt haben.

3.4.3 Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind.

Für die Wartung und Sicherheitsprüfung unserer IT-Struktur setzen wir externe Dienstleister ein. Diese werden von uns als Auftragsverarbeiter vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

Weitere Empfänger erhalten die von Ihnen überlassenen Daten nur, wenn Sie uns eine schriftliche Einwilligung erteilen.

3.4.4 Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an Nicht-EU-Länder oder internationale Organisationen erfolgt in keinem Fall.

3.4.5 Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

3.4.6 Dauer der Verarbeitung

Grundsätzlich werden die von Ihnen überlassenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, wenn es nicht zu einem Anstellungsverhältnis kommt. Im Einzelfall kann die Verarbeitung darüber hinaus auch dann erfolgen, wenn die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden oder ein anderes berechtigtes Interesse besteht.

3.5 Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und Dienstleistern

SMC bezieht Waren und nimmt Dienstleistungen von Geschäftspartnern in Anspruch, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Im Rahmen der Geschäftsbeziehung werden auch personenbezogene Daten ausgetauscht.

3.5.1 Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die beschriebenen Daten erhalten wir von unseren Geschäftspartnern bzw. deren Mitarbeitern oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Internetauftritten, die wir nur in zulässiger Weise und nur zu dem jeweiligen Vertragszweck nutzen.

3.5.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.5.2.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. b DSGVO)

Die Datenverarbeitung dient der Erfüllung vertraglicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. b DSGVO. Die Zwecke einer so begründeten Datenverarbeitung ergeben sich zum einen aus der Einleitung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen, und zum anderen zur Erfüllung der Pflichten aus dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag.

3.5.2.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. e DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung können sich auch aus gesetzlichen Verpflichtungen ergeben oder liegen im öffentlichen Interesse (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

3.5.2.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO)

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten kann im Einzelfall auch auf einem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 Lit. f DSGVO beruhen. Als solches kommen in Betracht: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche oder die Abwehr von Haftungsansprüchen.

Es kann erforderlich sein, die von Ihnen überlassenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zu verarbeiten.

3.5.3 Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

In Erfüllung des mit unseren Lieferanten und Dienstleistern geschlossenen Vertrages erhalten als Dritte ausschließlich diejenigen Stellen die von Ihnen überlassenen Daten, die diese aus gesetzlichen oder vertraglichen Gründen benötigen.

Vereinzelt nehmen wir Dienstleistungen externer Fachfirmen in Anspruch z. B. Rechenzentrumsdienstleister, IT-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Firmen werden von uns als Auftragsverarbeiter vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

3.5.4 Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an internationale Organisationen erfolgt in keinem Fall. Wir übermitteln die von Ihnen überlassenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte außerhalb der EU.

3.5.5 Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

3.5.6 Dauer der Verarbeitung

Voraussichtliche Fristen der uns treffenden Aufbewahrungspflichten und unserer berechtigten Interessen:

– Erfüllung handels-, steuer- und berufsrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

4 Auskunft über Ihre Rechte

4.1 Auskunft gem. Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten, ob und welche Daten über Sie gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt.

4.2 Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

4.3 Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Ihre Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und keine anderweitigen Rechtsvorschriften dem entgegenstehen:

a) Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, entfallen.

b) Sie widerrufen Ihre Einwilligung der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.

c) Sie widersprechen der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.

d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

e) Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

f) Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 DSGVO erhoben.

4.4 Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, § 35 BDSG

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist und keine anderweitigen Rechtsvorschriften dem entgegenstehen:

a) Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen angezweifelt.

b) Die Verarbeitung ist unrechtmäßig; Sie lehnen eine Löschung jedoch ab.

c) Personenbezogene Daten werden für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt; Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

d) Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt. Solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen Ihnen gegenüber überwiegen, wird die Verarbeitung eingeschränkt.

4.5 Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von dem Verantwortlichen zu erhalten. Eine Weiterleitung an einen anderen Verantwortlichen darf von uns nicht behindert werden.

4.6 Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4.7 Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gem. Art. 13 Abs. 2 Lit. d, 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen. Hierzu wenden Sie sich bitte an die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte
für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 – 0

E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de

4.8 Zurückziehen der Einwilligung

Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Lit. a oder Art. 9 Abs. 2 Lit. a (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten) DSGVO oder § 26 Abs. 2 BDSG (im Bewerbungsverfahren), sind Sie jederzeit dazu berechtigt, die zweckmäßig gebundene Einwilligung zurückzuziehen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

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